Hinweisgebersystem Whistleblower Plattform

Wie reagiert Ihr Unternehmen auf die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Die EU-Richtlinie 2019/1937 betrifft Whistleblower und erfordert die Aufmerksamkeit von Unternehmen. Die Richtlinie dient dem Schutz von Hinweisgebern und sollte bereits bis zum 17. Dezember im Jahr 2021 im deutschen Rechtssystem verankert worden sein. Bisher ist kein nationales Schutzsystem für Whistleblower vorhanden, das als einheitlich bezeichnet werden könnte. Der Hinweisgeber soll mit einem national geltenden Whistleblower Gesetz vor Repressalien wie beispielsweise Benachteiligung bei der Beförderung und vor einer Kündigung geschützt werden. Am 27.07.2022 wurde nun ein Regierungsentwurf verabschiedet und das Gesetzgebungsverfahren wurde eingeleitet. Was das neue Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen bedeutet und worauf sich kleine sowie mittelständische und große Betriebe einstellen müssen, das wird nachfolgend näher erläutert.

Welche Zielsetzung hat die Whistleblower-Richtlinie?

Die EU-Richtlinie soll den Schutz des Whistleblowers gewährleisten und drohende Benachteiligungen ausschließen. Ein Whistleblower kann wesentlich dazu beitragen, gesetzwidriges Verhalten von juristischen und natürlichen Personen aufzudecken. Das Whistleblowing führt für den Hinweisgebenden oft zu Repressalien und hat eine abschreckende Wirkung auf potenzielle Whistleblower. Die EU-Richtlinie und die nationale Gesetzgebung sollen verhindern, dass potenzielle Hinweisgeber sich aus Angst vor negativen Folgen nicht melden. Personen mit Insiderwissen wird durch die Whistleblower Richtlinie ein sicheres Meldesystem geboten.

Was kommt auf die Unternehmen zu?

Die Umsetzung der Whistleblower Richtlinie betrifft vor allem Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Firmen ab 50 Mitarbeitern sind angehalten, sichere Whistleblower-Systeme einzurichten und Meldekanäle zu schaffen, die dem künftigen Hinweisgeberschutzgesetz und dem Datenschutz entsprechen. Potenzielles Fehlverhalten muss sicher und ohne Repressalien gemeldet werden können. Firmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben für die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie und die Einrichtung einer Meldestelle bis zum 17.12.2023 Zeit. Diese Übergangsfrist bekommen Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern nicht. Bei Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes muss das Gesetz umgesetzt werden.

Welche Meldewege sind für eine Meldestelle vorgesehen?

Wenn ein Hinweisgeber eine Meldung tätigt, dann muss bekannt sein, wer Zugriff auf diese Meldung hat und wie mit Rückfragen zur Meldung umgegangen wird. Des Weiteren muss die Rückmeldefrist klar benannt werden. Bekannte Wege zur Meldung eines potenziellen Fehlverhaltens sind telefonisch, per Brief, per E-Mail oder persönlich. Die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie erfordert allerdings eine anonyme Meldung. Das bedeutet, dass die Einführung einer IT-gestützten Whistleblower Plattform sinnvoll sein kann. Betroffene Unternehmen müssen eine Person oder eine Meldestelle nennen, die für die Annahme der Hinweise zuständig ist. Diese Meldestelle oder Person muss in der Lage sein, die richtigen Maßnahmen nach der Meldung durchzuführen. Innerhalb einer Zeit von drei Monaten müssen weitere Maßnahmen ergriffen werden. Der Whistleblower muss in dieser Zeit eine Rückmeldung erhalten. Welches Verfahren zur Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie angewendet wird und wie das Hinweisgebersystem funktioniert, darüber muss eingehend informiert werden.

Welches Fehlverhalten kann gemeldet werden?

Es ist möglich, gesetzwidriges Verhalten von juristischen oder natürlichen Personen zu melden. Das umfasst beispielsweise die Bereiche Umweltschutz, Produktsicherheit, öffentliches Auftragswesen, Verkehrssicherheit, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Arbeitsschutz, Finanzdienstleistungen, kerntechnische Anlagen sowie Tierschutz, Futtermittelsicherheit, Lebensmittelsicherheit und Tiergesundheit. Die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie ist auch für die Bereiche Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wesentlich.

Was beinhaltet der Regierungsentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird als Stammgesetz bezeichnet und dient dem Schutz einer hinweisgebenden Person. Das HinSchG passt bereits bestehende gesetzliche Regelungen an. Es ist damit zu rechnen, dass das Gesetz im Herbst verabschiedet wird. Mit einem Inkrafttreten des HinSchG ist 3 Monate nach Verkündung zu rechnen. Das Gesetz beinhaltet Angaben zur Einrichtung von Meldesystemen. Das im Gesetz festgelegte interne Whistleblower System ist für Unternehmen als Chance zu verstehen. Durch ein Frühwarnsystem können Informationen geprüft werden und das Unternehmen kann darauf im vorgegebenen gesetzlichen Rahmen reagieren, bevor die Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Des Weiteren schafft der Gesetzentwurf Rechtsklarheit für Whistleblower. Durch die im Gesetzentwurf festgelegte Beweislastumkehr muss ein Arbeitgeber nachweisen, dass beispielsweise eine Kündigung oder eine übergangene Beförderung eines Mitarbeiters nicht mit dessen Whistleblowing in Verbindung steht.

Ist die Entwicklung einer internen Whistleblower-Plattform notwendig oder macht die Nutzung eines externen Anbieters Sinn?

Im § 12 HinSchG-E ist festgelegt, dass Firmen mit 50 Mitarbeitern und mehr eine interne Meldestelle einrichten müssen. Laut § 14 HinSchG-E kann auch ein “Dritter” mit dieser Aufgabe beauftragt werden. Wer ein Meldesystem für Whistleblower einführen möchte, der muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die Entwicklung eines internen Meldesystems ist nicht nur zeitintensiv, sondern verursacht Kosten. Externe Dienstleister bieten bereits Meldesysteme an und ermöglichen einen Vergleich der Kosten-Nutzen-Rechnung zwischen externer Dienstleistung und intern erstelltem Meldesystem. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters sollten allerdings wesentliche Punkte wie beispielsweise Datenschutz, Identitätssicherheit und Seriosität beachtet werden.

Fazit

Das Hinweisgeberschutzgesetz wird voraussichtlich im Laufe des Herbstes verabschiedet und tritt 3 Monate später in Kraft. Unternehmen ab 50 Mitarbeitern aufwärts müssen handeln und ein internes Meldesystem einrichten. Für Firmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern besteht eine Übergangsfrist. Es ist ratsam, die Umsetzung zeitnah vorzunehmen und bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters für IT-gestützte Whistleblowersysteme rechtzeitig zu agieren. Es dürften nach der Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes eine große Anzahl an Unternehmen und Behörden an einer IT-gestützten Whistleblower Plattform interessiert sein.

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